Sau đây, Team Kiotfree sẽ hướng dẫn bạn tính năng danh mục hàng hóa, đây là danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ thống. Là đối tượng trung tâm cho hầu hết các giao dịch nghiệp vụ trên phần mềm.
0. Cấu hình qui định mã tự động:
Mục 02: Cho phép bạn qui định cấu trúc mã tự động phát sinh. Trong đó, “Số ký tự phát sinh” ghi nhận số lượng kí tự tối đa cấu thành nên mã. “Refix” định nghĩa chuỗi tiếp đầu ngữ. Và “Vị trí” Refix này trước/ sau cho bạn tùy chọn.
Nút “Kiểm tra” : Khi nhấn chọn sẽ thể hiện ví dụ mẫu cấu hình mã tự động, kết quả sau khi bạn vừa thiết lập xong.
1. Khai báo Phân loại Ngành hàng :
Nhằm giúp thuận tiện cho việc quản lý, lọc tìm kiếm nhóm hàng. Hệ thống ràng buộc cần xác định Ngành hàng khi thêm mới thông tin nhóm hàng.
Tại danh sách Ngành hàng, chọn Thêm mới (Ctrl+T). Lưu ý các thông tin (*) cần buộc nhập đầy đủ thông tin. Riêng “Mã ngành (*)” không được trùng lặp.
2. Khai báo Phân loại Nhóm hàng :
Nhằm giúp thuận tiện cho việc quản lý, lọc tìm kiếm hàng hóa. Hệ thống ràng buộc cần xác định Nhóm hàng khi thêm mới thông tin hàng hóa.
Mục 02: thông tin buộc nhập
Mục 03: buộc nhập, gán Nhóm hàng thuộc Ngành hàng đã khai báo trong hệ thống.
3. Thêm mới hàng hóa :
Trên màn hình danh sách hàng hóa, kích chọn 
Mục “Thông tin chính”:
a) Nhóm thông tin Hàng hóa : các thông tin buộc nhập
– Mã hàng (*): là duy nhất trên hệ thống.
– Tên hàng (*):
– Đơn vị tính (*): có thể chọn từ danh sách xổ xuống, hoặc có thể gõ trực tiếp ĐVT chưa có trong danh sách sổ.
– Nhóm hàng (*): định nghĩa hàng hóa thuộc nhóm phù hợp từ danh sách xổ xuống. Bạn có thể gõ tìm lọc nhanh Nhóm hàng tùy chọn.
– Lựa chọn hàng dịch vụ/ không: nếu hàng dịch vụ khi đó hệ thống sẽ không thực hiện quản lý tồn kho, ngược lại
– Tùy chọn “Nguyên liệu” : mặc định chọn. Trái ngược “nguyên liệu” là “thành phẩm”. Hàng hóa cần khai báo là thành phẩm thường dành cho các hàng hóa trong các hàng hóa sản xuất.
– Tùy chọn “Thành phẩm”: trường hợp hàng hóa là hàng sản xuất, cần nhập thêm thông tin các thành phần cấu tạo thành hàng hóa.
Mục 02: Lọc chọn danh sách nguyên liệu cần chọn.
Mục 03: Di chuyển (>) từ danh sách NL sang NL chọn cấu tạo. Ngược lại, hủy NL bằng nút <.
Mục 04: Cập nhật việc định nghĩa cấu tạo nguyên liệu cho thành phẩm.
b) Nhóm thông tin khác :
– Hình ảnh: (nếu có) cho phép chọn hình ảnh minh hoa cho hàng hóa.
Ngoài ra, với những hàng hóa liên quan kỹ thuật hoặc thời trang, hệ thống phần mềm có những thông tin liên quan quy cách:
Ví dụ:
+ Quy cách; Định lượng; Trọng lượng; Trọng lượng tịnh.
+ Chiều dài; rộng; cao; màu sắc.
c) Nhóm thông tin liên quan Mua hàng:
– Đơn giá mua : Giá để tính lợi nhuận và giá này sẽ hiểu trên các nghiệp vụ đặt/ mua nhập hàng.
– Số lượng tồn max: qui định định mức tồn kho tối đa của hàng.
– Thuế nhập khẩu : (nếu có)
– % CK: Thông tin này sẽ tự động hiểu trên từng nghiệp vụ đặt/ mua nhập hàng.
– Nhà cung cấp : (nếu có). Thông tin phụ ghi nhận thêm
c) Nhóm thông tin liên quan Bán hàng:
– Đơn giá bán: Giá được tính khi trên các nghiệp vụ đặt/ xuất bán hàng.
– Số lượng tồn min: qui định định mức tồn kho tối thiểu của hàng.
– Thuế xuất khẩu: (nếu có)
– % CK: Thông tin này sẽ tự động hiểu trên từng nghiệp vụ đặt/ xuất bán hàng.
Mục “Đơn vị phụ & Đơn giá”:
Trường hợp hàng hóa có nhiều đơn vị tính phụ, người dùng vào mục “Đơn vị phụ & Đơn giá” đồng thời cập nhật giá , số lượng qui đổi từng đơn vị phụ so với ĐVT chính.
4. Chỉnh sửa cập nhật thông tin hàng hóa :
– Trên màn hình danh sách hàng hóa, tìm mặt hàng cần thay đổi thông tin, kích vào chức năng Hiệu chỉnh (F6).
– Sau khi thay đổi thông tin, nhấn nút Lưu.
Mục 02: Kích vào chức năng Hiệu chỉnh (F6), hoặc tích phải chuột chọn Hiệu chỉnh.
Mục 03: Màn hình thể hiện thông tin Hàng hóa
5. Xóa hàng hóa :
Chú ý: Chức năng xóa sẽ không cho phép nếu hàng hóa chọn xóa đang còn dùng các nghiệp nghiệp vụ liên quan (vd: Đặt hàng/ xuất bán/ mua hàng,..)
Mục 02: Kích vào chức năng Xóa (Del), hoặc tích phải chuột chọn chức năng xóa.
6. Nhập/ xuất danh sách hàng hóa bằng file Excel :
6.1. Nhập từ file Excel:
– Trên màn hình danh sách hàng, bạn click phải chuột chọn Nhập từ Excel(Ctrl+I).
6.2. Xuất ra file Excel:
– Trên màn hình danh sách hàng, bạn click phải chuột chọn Xuất ra Excel(Ctrl+E).
– Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách hàng với các cột thông tin giống như danh sách hàng đang hiển thị trên màn hình.
7. Tìm kiếm – sắp xếp danh sách hàng :
– Trên màn hình danh sách hàng, cho phép cần lọc danh sách hàng theo Nhóm hàng hoặc Trạng thái của hàng hóa (hiệu lực/ hết hiệu lực)
Mục 02: Lọc danh sách hàng theo Trạng thái hàng (có hiệu lực/ hết hiệu lực) .
Để tìm kiếm theo nhiều điều kiện, người dùng cần click phải chuột trên danh sách hàng –> chọn Tìm kiếm (F3).
Mục 02: Lựa chọn tiêu chí cần tìm.
Mục 03: Toán tử lọc
8. Tùy chỉnh ngừng kinh doanh mặt hàng :
– Trường hợp cửa hàng bạn tạm ngừng kinh doanh về mặt hàng này, nhưng không ảnh hưởng đến lịch sử giao dịch của hàng này trước quyết định ngừng kinh doanh trên mặt hàng này. Bằng cách bạn chỉ cần thay đổi thông tin của hàng này và bỏ tùy chọn Hiệu lực.
– Những mặt hàng mất hiệu lực sẽ không xuất hiện trong danh sách hàng chọn trên danh sách hàng và các màn hình nghiệp vụ quản lý bán hàng, mua hàng, …
9. Trình bày lịch sử giao dịch liên quan hàng hóa :
10. Cho phép xem nhanh thống kê tồn kho liên quan hàng :
Như vậy, Team Kiot Free đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Danh mục hàng hóa.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 0903 721 721 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: kinhdoanh@vsoftgroup.com để được tư vấn và giải đáp.
Chúc Quý khách thành công!
Tài liệu được cung cấp bởi Bộ phận Hỗ trợ VSOFT